1. TarkvaraMicrosoft OfficeKuidas teha koostööd SharePointi kaudu Office 365-st

Autor: Peter Weverka

SharePoint on Microsofti veebipõhine meeskondade koostööplatvorm. Ettevõtted kasutavad SharePoint Online'i dokumentide hoidmiseks, projektide haldamiseks ja töökaaslastega koostöö tegemiseks.

SharePoint Online pole ilmtingimata üldlevinud (olemas või leidub kõikjal), kuid proovib seda siiski olla. SharePoint Online'i saidid on loodud juurdepääsetavaks kõikjal - lauaarvuti, sülearvuti, tahvelarvuti või nutitelefoni kaudu. Pole tähtis, mida kasutate, sisu peaks olema juurdepääsetav ja kasutajasõbralik.

See artikkel tutvustab SharePoint Online'i, räägib teile, kuidas meeskonna saidil ringi liikuda, dokumendikogudes faile üles laadida ja nendega töötada, faile töökaaslastega jagada, faile sünkroonida ja Office 365 profiili värskendada.

Tutvustame meeskonna saite

SharePointi meeskonna sait on ühistööruum, kus kolleegid saavad töötada samade failidega, jälgida projekte ja suhelda üksteisega.

Joonisel on Office 365 aknas tavaline SharePoint Online'i meeskonna sait. Need saidid võivad välja näha erinevad sõltuvalt sellest, kuidas saidi administraatorid neid seadistavad, kuid neil on samad tööriistad. Meeskonna sait pakub vahendeid Office 365 rakenduste avamiseks, failide üles- ja allalaadimiseks ning töökaaslastega koostööks. Nendel lehtedel selgitatakse, kuidas meeskonna saidile sisse logida ja kuidas ekraanil ringi liikuda.

SharePoint Online'i meeskonna sait

Meeskonna saidile sisselogimine

SharePointi meeskonna saidile sisselogimiseks vajate parooli ja võrguaadressi. Tõenäoliselt saate need üksused sõbraliku naabruskonna süsteemi administraatori käest. SharePointi meeskonna saidile sisselogimiseks toimige järgmiselt.

  1.  Avage veebibrauser ja liikuge oma organisatsiooni meeskonna saidile. See, kuidas teie meeskonna saidi veebiaadress välja näeb, sõltub sellest, kas teie ettevõte kasutab oma domeeninime (näiteks company.com) või Office 365 vaikenimetamise vormingut (mis näeb välja nagu teie ettevõte.sharepoint.com).  Kui teil palutakse mandaati sisestada, sisestage oma kasutajanimi, sisestage parool ja klõpsake nuppu OK. Edasine sõltub sellest, milline näeb välja teie kohalik (kohapealne) keskkond ja kuidas administraator seadistas SharePointi. Võite maanduda võistkonna saidil ilma, et peaksite oma kasutajanime ja parooli sisestama.

SharePoint Online'i meeskonna saidi leidmine

Tavalisel Sharepointi meeskonna saidil tutvumisel vaadake eelmist joonist:

  • Rakenduste käivitaja: Office 365 veebirakenduste käivitamiseks. Välimuse tõttu nimetatakse seda mõnikord vahvlimenüüks. Teavitused: administraatori ja kasutaja määratletud teadete vastuvõtmiseks. Seadistused: kasutaja sätete muutmiseks. Millised võimalused saate, sõltub teie privileegide tasemest. Kasutajamenüü: sisselogimiseks, väljalogimiseks ja oma profiili vaatamiseks. Saidiotsing: saidilt sisu otsimiseks. Navigeerimispaan: meeskonna saidil populaarsele sisule juurdepääsuks. Tavaliselt määrab saidi administraator selle, mis kuvatakse navigeerimispaanil. Loendid: vajalike toimingute loetlemiseks, sealhulgas projektitööd ja üldotstarbelised üksused. SharePoint pakub eri tüüpi loendite jaoks eelmonteeritud malle, millest paljud võimaldavad teil loendielemente konkreetsetele SharePointi kasutajatele määrata. Dokumenditeegid: failide majutamiseks, mida teie ja teised meeskonna liikmed saate avada ja millega töötada.

SharePointi sait on veebisait nagu iga teinegi. Saate luua oma brauseris järjehoidjaid SharePointi kohtadesse, mida sageli külastate.

Kuidas töötada dokumendikogudega

Dokumendikogu on SharePointi saidi põhiline andmehoidla. Ära lase sõnadokumendil end petta. Dokumenditeeki saate salvestada mis tahes tüüpi faile.

Kasutage dokumentide teeki failide salvestamiseks koostöö eesmärgil. Nendel lehtedel selgitatakse, kuidas faile dokumenditeegis avada, faile üles laadida, faile koos redigeerida ja faile jagada.

Faili avamine dokumenditeegis

Faili leidmiseks ja avamiseks toimige järgmiselt.

  1.  Avatava faili leidmiseks ja valimiseks kasutage navigeerimisriba. Administraator võib olla paigutanud otsetee dokumenditeeki meeskonna saidi avalehel või mujal saidil.  Klõpsake avatava faili nime kõrval nuppu Ava (kolm punkti). Ilmub hüpikaken, nagu näidatud. See näitab teile faili eelvaadet, et saaksite veenduda, et olete selle õige avanud.  Klõpsake nuppu Veel toiminguid (jälle kolm punkti). Joonis näitab nuppu Veel toiminguid. Ilmub hüpikmenüü koos kõigi võimalike toimingutega, mida saate failiga teha, nagu näidatud.  Avage fail. Faili saate avada Office'i töölauarakenduses või Office Web Appis:
  • Kontori töölauarakendus: valige hüpikmenüüst esimene suvand. Näiteks kui tegemist on Wordi dokumendiga, valige Ava Wordis. Fail laaditakse teie arvutisse alla, et saaksite seal töötada. Teie arvutis oleva faili muudatused laaditakse automaatselt SharePointi salvestatud koopiasse. Office'i veebirakendus: valige hüpikmenüüst teine ​​suvand, selle nimega sõna onlain. Avaneb veebirakendus faili redigeerimiseks.
SharePointi dokumendikogu

Siin on otsetee: faili avamiseks Office Web Appis klõpsake lihtsalt dokumenditeegis selle nime.

Kuidas töötada sama faili töökaaslastega

Mõnikord, kui proovite faili avada, ei saa te seda teha, kuna keegi jõudis sinna esimesena. Administraatorid otsustavad, kas faili saab korraga redigeerida rohkem kui üks inimene.

Kui fail lubab mitut redigeerijat, toimige järgmiselt ja redigeeritava faili avamiseks ja omapoolsete panuste tegemiseks toimige järgmiselt.

  1.  Avage fail dokumenditeegis. Selle peatüki eelmine teema selgitab, kuidas faili avada. Järgmine joonis näitab Wordi rakenduses avatud Wordi faili.  Otsige viiteid selle kohta, et faili redigeerib praegu kolleeg. Nagu näidatud, ütleb Wordi veebirakendus teile failiga töötavate inimeste nimed (või nimed). Kui vaatate hoolikalt, näete ka muude redigeerijate kursori asukohta. SharePointi abil saab suurepäraselt töötada, kui mitu inimest saavad sama faili nimel koostööd teha.  Tehke failis toimetuslikud muudatused.  Kui olete redigeerimise lõpetanud, klõpsake meeskonna saidil naasmiseks veebibrauseri nuppu Tagasi või Office 365 App Launcherit. Ärge muretsege muudatuste salvestamise pärast faili. Office 365 salvestab muudatused automaatselt.
Ühine redigeerimine rakenduses SharePoint Online

Kuidas faile dokumenditeeki üles laadida

Faili üleslaadimiseks arvutist SharePoint Online'i dokumenditeeki toimige järgmiselt.

  1.  Minge rakenduses SharePoint dokumenditeeki, kuhu soovite faili üles laadida.  Klõpsake nuppu Laadi üles. Nagu järgmisel joonisel näidatud, ilmub dialoogiboks Add a Document. Kui te ei näe dokumendikogudes nuppu Laadi üles, rääkige oma administraatoriga. Teil ei pruugi olla luba failide üleslaadimiseks.  Klõpsake dialoogiboksis Dokumendi lisamine nuppu Vali failid.  Valige dialoogiboksis Ava fail, mille soovite üles laadida, ja klõpsake nuppu Ava. Saate üles laadida mitu faili, kui valite dialoogiboksis Ava mitu.  Sisestage vajadusel dialoogiboksis Dokumendi lisamine versiooni kommentaarid. SharePointi saab konfigureerida salvestama sama dokumendi mitu versiooni. Teie administraator võib nõuda üleslaaditud faili kirjeldamiseks kommentaaride sisestamist.  Klõpsake nuppu OK. Selles viibimise ajal vaadake, kas üleslaaditud fail kuvatakse dokumenditeegis.
üleslaadimine dokumenditeeki

Failide üleslaadimiseks võite ühe või mitu faili oma arvuti File Exploreri aknast lohistada ja lohistada need dokumenditeeki. Kui mugav!

Kuidas jagada faile töökaaslastega

SharePointi terminoloogias tähendab jagamine töökaaslaste teadvustamist failist, mida nad saavad redigeerida. Pärast faili jagamist saate kaastöötajaid e-posti teel hoiatada, et faili on jagatud. Mõnikord ei luba administraatorid kellelgi faili jagada, kuid kui saate faile jagada, toimige järgmiselt, et jagada faili töökaaslasega:

  1.  Leidke fail, mida soovite jagada, ja klõpsake selle nuppu Ava. Nupu Ava leidmiseks leidke faili nime kõrval kolm punkti. Ilmub hüpikaken.  Klõpsake hüpikakna allosas nuppu Jaga. Näete dialoogiboksi Jaga nagu näidatud. kontor-kutsuv-koostöö Töökaaslase kutsumine toimiku osas koostööd tegema.  Sisestage selle inimese nimi, kellega soovite faili jagada. SharePoint avab ripploendi kohe, kui hakkate tippima. Nime saate valida loendist.  Sisestage kirjeldav sõnum. Võite selgitada, mis on fail ja miks soovite seda jagada.  Valige suvand Nõua sisselogimist või tühistage see. Tühjendage valiku Nõua sisselogimist valik, kui soovite faili jagada oma organisatsiooni väliste inimestega. Tavalises ärikasutuses valige see suvand ja veenduge, et faili saavad vaadata ainult meeskonna saidi liikmed.  Valige suvand Saada meilikutse.  Klõpsake nuppu Jaga.

Järgmine joonis näitab, kuidas jagamisteade inimesele, kes selle vastu võtab, välja näeb. Saaja võib faili avamiseks ja sellega tegelemiseks klõpsata nuppu Ava.

Kutse faili jagamiseks.

Kuidas vaadata faile võrguühenduseta

Vahel ei pääse teie arvuti SharePoint Online'i portaalile. Kujutage näiteks ette, et viibite lennukis ja peate värskendama mõnda tööfaili, kuid te pole SharePointiga ühendatud. Dokumentide võrguühenduseta juurdepääsu probleemi lahendamiseks annab Office 365 meile võimaluse failide sünkroonimiseks. Sünkroonimine võimaldab teil oma arvutis juurde pääseda SharePointi-põhistele failidele ega pea muretsema Interneti-ühenduse pärast. Pärast Interneti-ühenduse loomist (pärast lennuki maandumist) sünkroonib OneDrive failid võrgus olevate kolleegidega.

Oluline on mõista, et OneDrive sünkroonib iga faili kaks eksemplari, ühe koopia salvestatakse SharePoint Online'i dokumenditeeki ja teise eksemplari hoitakse kohapeal teie arvutis.

Järgige neid samme, et sünkroonida SharePointi faile samanimeliste failidega OneDrive'is:

  1.  Leidke rakenduses SharePoint dokumendikogu, mida soovite arvutiga sünkroonida. Te ei pea kõiki meeskonna saidi dokumenditeeke sünkroonima. Sünkroonige ainult need failid, millele soovite võrguühenduseta juurdepääsu.  Klõpsake dokumenditeegi menüüs käsku Sünkrooni. Järgmine joonis näitab, kus asub sünkroonimisnupp. Hüpikteade annab teada, et SharePoint laadib alla dokumenditeegi sisu ja sünkroonib selle teie OneDrive for Business kliendi jaoks.  Klõpsake Windows 10 tegumiriba märguandealal OneDrive'i ikooni. Nagu näidatud, näeb see ikoon välja nagu pilv. Ilmub hiljuti sünkroonitud failide loend, antud juhul failid dokumenditeegis.  Klõpsake OneDrive'i aknas kohalike failide koopiate kuvamiseks nuppu Ava kaust. Nüüdsest saate nende failidega töötada kas lokaalselt või otse SharePointi kaudu. OneDrive hoiab kõik muudatused automaatselt sünkroonis.

Süveneb Office 365-sse

Office 365 pakub ekraani Delve, et teie profiili värskendada ja meeskonna liikmetega paremini suhelda. Sõltuvalt teie organisatsiooni suurusest võib Office 365 profiili ajakohasuse tagamine olla tohutult kasulik. Töökaaslased saavad vaadata teie Office 365 profiili, et näha, kas olete projekti jaoks sobiv. Nad saavad teie profiili vaadata, et leida, kuidas teid leida. Ekraan Delve on natuke nagu sotsiaalmeedia portaal, kuna pakub mugavat võimalust oma meeskonnaga suhelda.

Järgige neid samme, et süveneda Office 365:

  1.  Rakenduses SharePoint Online avage menüü Kasutaja ja klõpsake nuppu Minu profiil. Kasutaja menüü asub Office 365 ekraani paremas ülanurgas. Avaneb ekraan Delve, nagu näidatud.  Profiili värskendamiseks ja kolleegidega suhtlemiseks kasutage ekraanil Delve kuvatavaid juhtnuppe. Saate seda ekraani kohandada, et muuta see oma töökaaslastele esinduslikumaks.  Kui olete muudatuste tegemise lõpetanud, klõpsake valikul Värskenda profiili.