1. TarkvaraBusiness SoftwareQuickbooksKuidas oma praktikat hallata QuickBooksi veebiarvestuses

Autor Elaine Marmel

Enne kliendi QBO-firmas töötamise ajal saadaolevate QuickBooks Online Accountant (QBOA) tööriistade kasutamisse asumist tutvuge navigeerimispaanil töölehega Work, mis toimib praktikahalduse tööriistana. Sellise tööriista omamine QBOA-s võimaldab teil praktika juhtimist tsentraliseerida, kuna kõigil teie ettevõtte meeskonnaliikmetel on juurdepääs QBOA-s töölehele.

On oluline mõista, et teie kliendid ei näe lehte Töö - see on saadaval ainult QBOA-s, nii et ainult teie ja teie meeskonna liikmed näevad lehte Töö. Lisaks on iga meeskonna liige töölehel kuvatav teave spetsiifiline ainult tema klientidele - neile, kellele teie meeskonnaliikmel on juurdepääs.

Tööleht võimaldab teil jälgida, mis peab juhtuma nii teie klientide kui ka teie enda ettevõtte jaoks. Ja kuigi töölehel kasutatud terminoloogia viitab projektidele, pidage meeles, et need projektid on täiesti erinevad projektidest, mida teie kliendid saavad QBO-s luua.

Võrguvaade QBOA-s

Kui klõpsate navigeerimisribal nuppu Töö, siis kuvab QBOA lehe vaikimisi vaate Grid. Ruudustiku vaates kuvatakse toimingukaardid kuupäevavahemike kaupa (tähtaeg täna, sel nädalal, järgmisel nädalal ja järgmise 30 päeva jooksul).

QBOA ruudustiku vaade

Iga antud projekti iga töökaart tuvastab kliendi, kelle jaoks tööd tuleb teha (või teie enda ettevõte, kui projekt pole kliendi jaoks), samuti projekti nimi. Igal tegumikaardil leiate ülesande nime kordumatult.

Saate juhtida osa sellest, mida näete töölehe ruudustiku vaates. Näiteks saate lehe filtreerida, et kuvada teavet kõigi klientide, teie ettevõtte, konkreetsete klientide või konkreetsete meeskonnaliikmete kohta. Funktsioon Töö kasutab andmeid ka kliendi QBO ettevõtetes, et automaatselt kuvada tähtaegu, mida peate täitma, ja asju, mida peate tegema, näiteks palgaarvestuse tähtajad ja ühendatud pangatehingute ühildamine. Kui te ei soovi seda automaatselt loodud teavet näha, võite klõpsata liugurit QuickBooks.

Praegu soovitab funktsioon Töö automaatselt toiminguid, mis on seotud ainult QBO-ga; funktsioon Töö ei loo ühendust teiste toodetega, näiteks ProConnect Tax Online.

Kuna ruudustiku vaade korraldab ülesanded tähtajaks, ei näe te ülesannete vahel mingit visuaalset ühendust; see tähendab, et ülesandeid omavahel ühendavaid jooni ei ilmu, kuna ruudustiku vaade ei ole vooskeem.

Võrguvaade pole ainus töö lehel saadaolev vaade; loendivaate ja kalendrivaate kohta saate lugeda sellest peatükist hiljem, pärast seda, kui olen arutanud projektide ja ülesannete loomist.

Kuidas luua projekte ja ülesandeid

Klienditaotluste loomiseks saate kasutada lehte Töö. Praktika juhtimise osas kasutate töölehte projektide loomiseks, mis tähistavad vajaminevaid asju. Jagate iga projekti osadeks, mis on projekti alamrühmad, mis annavad üksikasju projekti lõpuleviimiseks vajalike toimingute kohta. Loote ülesandeid projekti osana, kuid saate määrata erinevad meeskonnaliikmed sama projekti erinevatele ülesannetele. Projektid on tavaliselt üldised asjad, mida peate määratud tähtajaks täitma, ja ülesanded kirjeldavad konkreetseid asju, mida peate projekti lõpuleviimiseks tegema.

Projekti loomisel määrate projektile tähtaja ja määrate igale projekti ülesandele tähtpäevad. Te tuvastate kliendi, kellega projekt on seotud, ja meeskonna liikme, kes vastutab projekti eest. Või võite täpsustada, et projekt on sisemine, mis mõjutab teie ettevõtet, kuid mitte ühtegi teie klienti.

QBOA sisaldab projekti malle, mis aitavad teil kiiresti luua sageli vajalikke projekte, näiteks igakuine raamatupidamine või kliendi sisselogimine. Kui kasutate mõnda neist mallidest, loob QBOA mitte ainult projekti, vaid kõik projektiga seotud ülesanded. Seejärel saate projekti vastavalt vajadusele redigeerida.

Projekti loomine

Selle teabe võimalikult hõlpsa jälgimise huvides loome projektid ülesannete loomisest eraldi - ehkki projektide loomisel saate ülesandeid luua ja tõenäoliselt loodate neid. Projekti loomiseks toimige järgmiselt.

 1. Klõpsake navigeerimispaanil käsku Töö.

QBOA kuvab teie ettevõtte töölehe.

 2. Klõpsake lehe paremas ülanurgas nuppu Loo projekt.

QBOA avab lehe paremas servas paneeli, mida kasutate projekti loomiseks.

QBOA projekti mall

 3. Kui teie projekt kuulub ühte eelmääratud malli kategooriasse, mis hõlmavad kaks korda nädalas makstavat palgaarvestust, kliendi pardal olemist, kuu raamatupidamist või aastamaksu, valige mall loendikastist Projekti mall.

QBOA lisab projekti malliga seotud ülesanded projektile, määrates igale ülesandele homse tähtpäeva.

 4. Sisestage projekti nimi.

Kui valisite projekti malli, täidab QBOA projekti nime, kasutades projekti malli nime.

 5. Valige loendikastist Firm või Client QBO klient, kellega projekt on seotud.

Kui projekt kehtib ainult teie ettevõtte kohta ja mitte ühtegi klienti, valige Minu firma.

 6. Määrake projekti tähtpäev.

Projektile määratud tähtpäev on piirang; kui lisate projektile ülesandeid, ei saa te pärast projekti lõppu aset leidvate ülesannete tähtpäevi seada.

 7. Kasutades loendikasti Assisted To, määrake projekt ühele oma meeskonnaliikmest.

Soovi korral saate projekti üksikasju lisada.

Mõnda projekti, näiteks pangaväljavõtte ühildamist, tuleb korrata; nende projektide jaoks klõpsake liugurit Korda, et seadistada ajakava, mida QBOA peaks projekti kordamiseks kasutama.

Töö ülesannetega

Nüüd, kui olete projekti loonud, saate töötada projekti ülesannetega. Sa saad

  • Lisage ja kustutage ülesandeid, Muutke tähtpäevi, mille QBOA määrab ülesannetele, ja Ümberkorraldage projekti ülesannete järjekord.

 1. Lisage projektile ülesanne, klõpsates ülesannete loendi allosas nuppu Lisa ülesanne.

QBOA kuvab ülesande teabe vormi (vt järgmist joonist).

QBOA ülesande infovorm

 2. Esitage ülesande nimi, maksetähtpäev, meeskonna liige, kellele soovite ülesande määrata, ja kõik muud asjaga seotud üksikasjad, näiteks QBO käsud, mida ülesande täitmiseks kasutatakse.

Loodavate ülesannete arv pole piiratud.

 3. Teise ülesandega töötamiseks ahendage praegu töötav ülesanne, klõpsates tegumikaardi paremas alanurgas oleval valikul Ahenda.

Te ei salvesta üksikuid ülesandeid; selle asemel salvestate projekti, mis salvestab ülesande teabe.

 4. Ülesande kustutamiseks või selle teabe muutmiseks klõpsake seda.

QBOA kuvab ülesande üksikasjad.

QBOA ülesanne muutub
  • Ülesande muutmiseks sisestage lihtsalt uus teave. Ülesande kustutamiseks klõpsake linki Eemalda.

 5. Ülesande positsiooni muutmiseks projektis ahendage see ja lohistage seejärel ruudu sümbolit ülesande paremas servas üles või alla.

Näete sümbolit, mida lohistate ülesande ümberkorraldamiseks.

 6. Projekti ja selle ülesannete salvestamiseks klõpsake nuppu Salvesta.

QBOA kuvab uuesti töölehe ja sellel kuvatakse teie uued projektid ja ülesanded.

Kuidas värskendada ülesande olekut QBOA-s

Ülesande edenedes saate selle olekut värskendada otse lehe Lehe ruudustiku vaatest. Selle oleku muutmiseks klõpsake tegumikaardil allanoolt.

QBOA olekud

Ülesannete olekuks saab teha, käimas, blokeeritud või valmis. Kasutate olekut Blokeeritud, kui miski takistab teil ülesande täitmist.

Kuidas projekti teavet redigeerida ja kustutada

Saate redigeerida mis tahes projekti või ülesannet, välja arvatud need, mis luuakse automaatselt QBO ettevõtte poolt - neid automaatselt loodud ülesandeid saab peita või kuvada ainult liuguri FromBooks kaudu.

Olenemata vaatest, mida tööl lehel kuvate, klõpsake loodud projekti või ülesande redigeerimiseks projekti mis tahes ülesannet. Seejärel avab QBOA ekraani paremas servas paneeli Redigeeri projekti ja kuvab klõpsatud ülesande teabe.

Projekti teavet saate muuta, redigeerides paneeli redigeerimise ülemist osa. Projekti redigeerimise paneelil saate projekti kustutada, klõpsates paneeli vasakus alanurgas asuvat prügikasti ikooni (vt järgmist joonist).

QBOA kustutamine

Paljud teie loodud projektid on üksteisega sarnased, nii et salvestage endale mõni töö ja uue loomiseks dubleerige olemasolev projekt. Järgmiste sarnaste projektide malli loomiseks võite kasutada ka olemasolevat projekti. Kopeerige projekt paneelil Redigeeri projekti, klõpsates nuppu Duplicate. Projektist malli loomiseks klõpsake nuppu Loo mall.

Ehkki saate projekti ja ülesande teavet redigeerida, ei saa te projekti muuta ülesandeks ega ülesannet projektiks.

Projekti redigeerimise paneeli sulgemiseks klõpsake paneeli paremas ülanurgas oleval X-il.

Kuidas töötada vaadeloendis

Töölehe Grid-vaade on piiratud selle kuvatavusega, kuna kaardid hõlmavad üsna palju ekraani kinnisvara. Projekte ja ülesandeid saate vaadata loendiaknas, nagu siin näidatud, klõpsates nuppu Tööloendi paremas ülanurgas loendivaade (vahetult nupu Loo projekt all).

QBOA Works leht

Selles vaates on teil saadaval täiendavad filtrid. Lisaks kliendi, meeskonnaliikme ja töö tüübi (projekt, ülesanne või kliendi taotlus) filtreerimisele saate filtreerida ka oleku järgi ja määrata teile huvipakkuva kuupäevavahemiku. Ja ikkagi saate redigeerida mõnda projekti või ülesannet; klõpsake varem kuvatud projekti redigeerimise paneeli kuvamiseks lihtsalt projekti või ülesande real asuval real.

Kuidas töötada kalendrivaates

Kalendrivaates kuvatakse valitud kuupäevaga seotud ülesanded. Kalendris näete igal kuupäeval täidetavate ülesannete arvu. Kuupäeva klõpsamisel kasutab QBOA kalendrivaate paremat serva, et näidata sellel kuupäeval tähtaegseid ülesandeid.

Suhtle meeskonna liikmetega töö üle

Kui on ilmne, et meeskonna keskkonnas töötades on suhtlus ülitähtis. QBOA võimaldab teil e-posti teel saata teatisi mitmesuguste toimingute kohta, mis on seotud projekti lehel Töö ja projektidega. Märguannete täpsustamiseks, mille soovite, et QBOA edastaks teie meeskonnale, klõpsake tööala ülaosas asuvat linki Teavitused, et kuvada dialoogiboksi Ettevõtte sätted vahekaart Teavitused.

Klõpsake jaotise E-post paremas ülanurgas asuvat pliiatsit, et sisse lülitada ja välja lülitada meilisõnumid erinevate toimingute kohta, mis toimuvad lehel Work. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta, seejärel QBOA-sse naasmiseks nuppu Valmis.

Iga meeskonna liige kontrollib saadud teatisi. Vaikimisi saab iga meeskonna liige teateid uute ülesannete ja tähtpäevade kohta, kuid ülejäänud teatiste seadistamiseks peab iga teie meeskonna liige sisse logima oma isiklikule QBOA kontole ja neid sätteid muutma.

Kui teie organisatsioon kasutab Slacki - koostöövahendit, mis aitab teie meeskonnal ühendust luua, saate Slacki integreerida QBOA-ga. Lisage rakendus QBOA-le, klõpsates tööl lehel Ühenda kohe. Kui peitsite reklaami varem vaiksemaks, klõpsake dialoogiboksi Ettevõtte sätted vahekaardil Teavitused nuppu Ühenda töö lõtvusega.

Slack pakub tasuta versiooni, mis sobib väikestele meeskondadele, kes soovivad Slacki proovida; tasuta versioonil on mõned piirangud. Slack pakub ka kahte tasulist versiooni: Standard ja Plus; nende versioonide maksumus sõltub aktiivsete Slacki kasutajate arvust kuus.